Τελευταία ενημέρωση:
Το email που “κάπου κάπου δεν φτάνει”
Το πιο συχνό παράπονο που ακούμε δεν είναι “το email μου δεν δουλεύει”. Είναι “κάπου κάπου δεν φτάνει”. Ένας πελάτης λέει ότι δεν πήρε την προσφορά. Ένας προμηθευτής βρήκε το τιμολόγιο στο spam. Κανείς δεν ξέρει πόσα χάθηκαν, γιατί κανείς δεν ειδοποιείται.
Η αιτία είναι σχεδόν πάντα η ίδια. Το mailbox ζει στον ίδιο shared server με 400 άλλα sites. Κάποιο από αυτά στέλνει spam, η IP του server μπαίνει σε blacklist, και τα δικά σας email πληρώνουν τον λογαριασμό. Συν το ότι το SPF είναι λάθος, το DKIM δεν υπάρχει, και το Gmail δεν έχει λόγο να σας εμπιστευτεί.
Τι κάνουμε
Στήνουμε το email σας σε υποδομή ξεχωριστή από το web hosting, με anti-spam και αρχειοθέτηση, και το συνδέουμε σωστά με το domain σας. Δεν τρέχουμε δικούς μας mail servers. Χρησιμοποιούμε υποδομή που έχει το deliverability ως δουλειά της, όπως το Google Workspace ή το Microsoft 365 στα βασικά τους πλάνα, και για παλιότερα sites που ήδη τρέχουν σε cPanel, κρατάμε το mailbox εκεί μόνο μέχρι να μεταφερθεί.
Η δική μας δουλειά είναι το στήσιμο, η μεταφορά και η φροντίδα. Και το να είμαστε το ένα τηλέφωνο που παίρνετε όταν κάτι δεν φτάνει.
Τι περιλαμβάνει
Anti-spam που δουλεύει. Τα φίλτρα της Google και της Microsoft μαθαίνουν από δισεκατομμύρια μηνύματα. Ένα spam filter σε shared cPanel μαθαίνει από τα δικά σας. Η διαφορά είναι μεγάλη και τη βλέπετε από την πρώτη εβδομάδα.
Αρχειοθέτηση. Κάθε μήνυμα κρατιέται σε ξεχωριστό αρχείο για όσο ορίσετε. Αν ένας συνεργάτης διαγράψει τα πάντα την τελευταία του μέρα, το αρχείο μένει.
SPF, DKIM, DMARC. Οι τρεις εγγραφές που λένε στο Gmail και το Outlook “αυτό το email είναι όντως από εμάς”. Τις στήνουμε και τις δοκιμάζουμε με πραγματικές αποστολές. Είναι η ίδια δουλειά που κάνουμε σε κάθε έργο email marketing, γιατί χωρίς αυτές τίποτα δεν φτάνει.
Συσκευές. Ρυθμίζουμε το mailbox στον υπολογιστή και το κινητό σας. Δεν σας στέλνουμε PDF με οδηγίες, το κάνουμε μαζί.
Πώς γίνεται
- Κλήση 15 λεπτών. Πόσα mailbox, πού είναι τώρα, τι πρόβλημα έχετε.
- Δημιουργία mailbox. Στο domain σας, με τα aliases που θέλετε.
- Μεταφορά. Ιστορικό, φάκελοι, επαφές από τον παλιό πάροχο. Το παλιό mailbox μένει ενεργό μέχρι να επιβεβαιωθεί το νέο.
- DNS. MX, SPF, DKIM, DMARC. Ελέγχουμε ότι το site σας δεν επηρεάζεται.
- Έλεγχος. Στέλνουμε δοκιμαστικά σε Gmail, Outlook, Yahoo και επιβεβαιώνουμε ότι φτάνουν στα εισερχόμενα.
- Συσκευές και υπογραφή. Και τελειώσαμε.
Πού ταιριάζει
Σε ελεύθερους επαγγελματίες, ιατρεία, μικρά γραφεία, καταστήματα, μικρές ομάδες μέχρι πέντε άτομα. Σε όποιον έχει site σε web hosting μας και θέλει το email στην ίδια φροντίδα. Σε όποιον στέλνει προσφορές και τιμολόγια και δεν αντέχει να μη φτάνουν.
Αν είστε μεγαλύτερη ομάδα, με ανάγκη για κοινά ημερολόγια, κοινόχρηστους φακέλους και κεντρική διαχείριση χρηστών, η σωστή σελίδα είναι το business email hosting. Η μετάβαση από το ένα στο άλλο είναι αναβάθμιση πλάνου, όχι νέα μεταφορά.
Τι δεν κάνουμε
Δεν στέλνουμε newsletter από το mailbox σας. Τα μαζικά email θέλουν ξεχωριστή πλατφόρμα και ξεχωριστό subdomain, αλλιώς το mailbox σας θα μπει σε blacklist. Δεν κρατάμε mailbox σε shared cPanel ως μόνιμη λύση. Και δεν πουλάμε “unlimited” αποθηκευτικό χώρο, γιατί δεν υπάρχει. Σας λέμε πόσα GB έχετε και τι κοστίζουν τα παραπάνω.
