Τελευταία ενημέρωση:
Το πρόβλημα με το email που “δουλεύει”
Τα περισσότερα εταιρικά email στην Ελλάδα τρέχουν ακόμα σε mailbox του cPanel, στο ίδιο πακέτο με το site. Δουλεύουν, μέχρι που δεν δουλεύουν. Ένα email σε πελάτη πάει στο spam και κανείς δεν το μαθαίνει. Ο server του hosting μπαίνει σε blacklist επειδή ένας γείτονας στο ίδιο μηχάνημα έστειλε spam. Ένας υπάλληλος φεύγει και τα email του χάνονται μαζί με το password.
Το business email δεν είναι πρόβλημα χώρου. Είναι πρόβλημα αξιοπιστίας. Πρέπει να φτάνει, να είναι προσβάσιμο από παντού, και να μένει στην εταιρεία όταν αλλάζουν οι άνθρωποι.
Τι κάνουμε
Στήνουμε το email σας σε Google Workspace ή Microsoft 365, τις δύο πλατφόρμες που χρησιμοποιούμε και εμείς για τους πελάτες μας. Δεν μεταπωλούμε mailbox σε shared server. Το email σας τρέχει στην υποδομή της Google ή της Microsoft, με τα δικά τους anti-spam φίλτρα, το δικό τους uptime και τη δική τους αποθήκευση.
Η δική μας δουλειά είναι το στήσιμο και η διαχείριση. Το DNS, οι εγγραφές αυθεντικοποίησης, η μεταφορά, οι συσκευές, οι υπογραφές, οι κανόνες. Δηλαδή όλα όσα κάνουν τη διαφορά ανάμεσα σε “έχουμε Workspace” και “το email μας δουλεύει σωστά”.
Γιατί SPF, DKIM και DMARC δεν είναι λεπτομέρεια
Το Gmail και το Outlook απορρίπτουν ή στέλνουν στο spam κάθε email που δεν μπορούν να επαληθεύσουν. Οι τρεις εγγραφές DNS που το αποδεικνύουν είναι το SPF, το DKIM και το DMARC. Τα περισσότερα domain που ελέγχουμε έχουν είτε λάθος SPF, είτε καθόλου DKIM, είτε DMARC σε πολιτική που δεν κάνει τίποτα.
Τα στήνουμε και τα τρία, σωστά, και τα ελέγχουμε με πραγματικές αποστολές πριν παραδώσουμε. Το ίδιο κάνουμε και στα email marketing έργα μας, γιατί χωρίς αυτά κανένα newsletter δεν φτάνει.
Πώς γίνεται η μεταφορά
Η διαδικασία είναι ίδια για κάθε πελάτη, από ένα mailbox μέχρι πενήντα:
- Κλήση 15 λεπτών. Πόσοι χρήστες, ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε, πού είναι τα email σας σήμερα.
- Επιλογή πλατφόρμας και πλάνου. Workspace ή 365, με το πλάνο που ταιριάζει στον όγκο και στην αποθήκευση που θέλετε.
- Δημιουργία λογαριασμών. Χρήστες, ομάδες, aliases, κοινόχρηστα mailbox.
- Μεταφορά ιστορικού. Emails, φάκελοι, επαφές, ημερολόγια από τον παλιό πάροχο. Τρέχει στο παρασκήνιο.
- Αλλαγή DNS. MX, SPF, DKIM, DMARC. Το παλιό mailbox μένει ενεργό για ασφάλεια.
- Συσκευές και υπογραφές. Ρυθμίζουμε Outlook, Apple Mail, κινητά, και βάζουμε ενιαία υπογραφή.
- Έλεγχος deliverability. Στέλνουμε δοκιμαστικά σε Gmail, Outlook, Yahoo και ελέγχουμε ότι φτάνουν στα εισερχόμενα.
Πού ταιριάζει και πού όχι
Ταιριάζει σε κάθε επιχείρηση με δύο ή περισσότερα άτομα που επικοινωνούν με πελάτες. Δικηγορικά και λογιστικά γραφεία, ασφαλιστικά, ιατρεία, ξενοδοχεία, εταιρείες ενοικίασης, eshops. Ταιριάζει ιδιαίτερα αν το site σας φιλοξενείται σε managed hosting μας, γιατί τότε το DNS το διαχειριζόμαστε ήδη εμείς και όλα γίνονται από ένα σημείο.
Δεν ταιριάζει αν θέλετε το φθηνότερο δυνατό mailbox χωρίς να σας νοιάζει το deliverability. Υπάρχουν πάροχοι με δωρεάν email μαζί με το domain. Αν αυτό σας καλύπτει, δεν θα σας πουλήσουμε συνδρομή. Δείτε όμως και το email hosting μας, που είναι η ενδιάμεση λύση για μικρότερες ανάγκες.
Τι δεν κάνουμε
Δεν στήνουμε mailbox σε shared cPanel server ως κύρια λύση email. Το κάνουμε μόνο για παλιότερα sites που ήδη τρέχουν εκεί, μέχρι να μεταφερθούν. Δεν στέλνουμε μαζικά newsletter μέσα από Workspace ή 365. Και δεν κρατάμε τους κωδικούς σας. Ο λογαριασμός διαχειριστή είναι δικός σας από την πρώτη μέρα, εμείς έχουμε πρόσβαση όσο μας τη δίνετε.
Μετά το στήσιμο
Η μηνιαία συνδρομή καλύπτει τη διαχείριση. Νέος υπάλληλος, νέο mailbox. Φεύγει κάποιος, μεταφέρουμε τα email του σε κοινόχρηστο αρχείο και κλείνουμε τον λογαριασμό. Ένα email δεν φτάνει, το ψάχνουμε εμείς. Αν το site σας τρέχει σε δικό μας hosting, το email είναι μέρος της ίδιας υποστήριξης, με τους ίδιους χρόνους απόκρισης.
