Τελευταία ενημέρωση:
Το πρόβλημα: το χαρτί που ξαναγράφεται
Το τιμολόγιο του προμηθευτή έρχεται σε PDF. Κάποιος το ανοίγει, διαβάζει ΑΦΜ, ημερομηνία, ποσά, γραμμές, και τα πληκτρολογεί στο ERP. Το δελτίο αποστολής έρχεται σκαναρισμένο. Ίδια διαδικασία. Η αίτηση ασφάλισης έρχεται φωτογραφημένη στο WhatsApp. Ίδια διαδικασία. Η σύμβαση έρχεται σε 40 σελίδες και κάποιος ψάχνει τις ημερομηνίες λήξης.
Κάθε έγγραφο περιέχει ήδη τα δεδομένα. Το πρόβλημα είναι ότι είναι σε μορφή που τα συστήματά σας δεν διαβάζουν, και ο άνθρωπος γίνεται ο μεταφραστής. Αργά, με λάθη, και με βαρεμάρα.
Τι κάνει το AI document processing
Γίνεται ο μεταφραστής. Το έγγραφο φτάνει, από email, φάκελο, σκάνερ ή upload. Το σύστημα το διαβάζει, με OCR αν είναι εικόνα, και το AI εξάγει τα πεδία που έχουμε ορίσει. Το ταξινομεί: τιμολόγιο από τον τάδε προμηθευτή, δελτίο για την τάδε παραγγελία. Το επικυρώνει: ο ΑΦΜ υπάρχει, τα αθροίσματα βγαίνουν, δεν είναι διπλό, συμφωνεί με την παραγγελία.
Αν όλα είναι εντάξει και η βεβαιότητα υψηλή, τα δεδομένα περνούν στο ERP ή στο λογιστικό. Αν κάτι δεν διαβάστηκε σίγουρα ή δεν συμφωνεί, το έγγραφο πάει σε ουρά εξαιρέσεων. Εκεί ο άνθρωπος βλέπει το έγγραφο και τα εξαγόμενα πεδία δίπλα δίπλα, διορθώνει ό,τι χρειάζεται, εγκρίνει. Η διόρθωσή του χρησιμοποιείται για να μη ξανασυμβεί.
Το αποτέλεσμα είναι ότι ο άνθρωπος ασχολείται με το 5 ή το 10 τοις εκατό των εγγράφων που πράγματι θέλουν μάτι, και όχι με όλα.
Πώς το στήνουμε
- Κλήση 15 λεπτών. Τι έγγραφα, πόσα τον μήνα, από πού έρχονται, πού καταλήγουν.
- Δείγμα. Παίρνουμε 50 με 100 πραγματικά έγγραφα, με τις καταχωρήσεις που έγιναν για αυτά. Αυτό είναι το τεστ.
- Ορισμός πεδίων και κανόνων. Ποια πεδία εξάγονται, ποιοι έλεγχοι γίνονται, ποιο όριο βεβαιότητας, ποιος βλέπει τις εξαιρέσεις.
- Στήσιμο. Είσοδοι, OCR, εξαγωγή, ταξινόμηση, επικύρωση, σύνδεση με το ERP μέσω API. Ουρά εξαιρέσεων με απλό interface.
- Τρέξιμο του δείγματος. Συγκρίνουμε τα εξαγόμενα με τα καταχωρημένα. Διορθώνουμε. Ξανατρέχουμε.
- Launch με έγκριση και 30 ημέρες tuning. Στην αρχή όλα περνούν από έγκριση. Σταδιακά ανοίγει η αυτόματη καταχώρηση ανά προμηθευτή ή τύπο.
Πού ταιριάζει
Σε λογιστήρια και λογιστικά γραφεία με εκατοντάδες παραστατικά τον μήνα. Σε εισαγωγικές και εμπορικές εταιρείες με τιμολόγια προμηθευτών σε πολλές μορφές και γλώσσες, όπως B2B εταιρείες τύπου thraceanzeolite.com. Σε ασφαλιστικά γραφεία, όπως το sofos-ins.gr, με αιτήσεις, συμβόλαια και δικαιολογητικά που έρχονται σε κάθε μορφή. Σε εταιρείες ενοικίασης οχημάτων με άδειες οδήγησης και ταυτότητες στο check-in. Σε δικηγορικά γραφεία για εξαγωγή ημερομηνιών και όρων από συμβάσεις, με τη σαφή διευκρίνιση ότι η νομική αξιολόγηση μένει στον δικηγόρο.
Πού δεν ταιριάζει
Αν τα έγγραφα είναι λίγα, ένας άνθρωπος είναι φθηνότερος. Αν έρχονται ήδη δομημένα, μέσω myDATA, EDI ή API, χρειάζεστε διασύνδεση, όχι OCR. Αν κάθε έγγραφο είναι εντελώς διαφορετικό και θέλει ερμηνεία, το σύστημα θα στέλνει τα περισσότερα στην ουρά εξαιρέσεων. Και αν περιμένετε 100% χωρίς έλεγχο, δεν θα σας το υποσχεθούμε, η ουρά εξαιρέσεων υπάρχει ακριβώς επειδή δεν υπάρχει 100%.
Τι συνδυάζεται μαζί του
Τα δεδομένα που εξάγονται τροφοδοτούν το AI Data Analysis και το AI Reporting Automation. Η ροή από το inbox μέχρι το ERP είναι ένα AI Workflow Automation. Και αν το λογιστήριό σας θέλει έναν assistant για όλη τη διαδικασία, όχι μόνο τα έγγραφα, δείτε τα AI Business Assistants. Για eshops σε Pshop, το τιμολόγιο με myDATA βγαίνει ήδη από το σύστημα, οπότε η επεξεργασία αφορά κυρίως τα εισερχόμενα.
