Τελευταία ενημέρωση:
Το πρόβλημα της διπλής καταχώρησης
Το eshop έχει το δικό του στοκ. Το ERP έχει το δικό του. Κάποιος στο γραφείο περνά τις παραγγελίες του eshop στο ERP κάθε πρωί, και ενημερώνει το eshop για ό,τι πουλήθηκε από το κατάστημα. Μέχρι να το κάνει, το site πουλά προϊόντα που δεν υπάρχουν. Τα λάθη κοστίζουν ακυρώσεις, τηλέφωνα και κακές κριτικές.
Η διασύνδεση eshop και ERP λύνει αυτό: μία πηγή αλήθειας για στοκ και τιμές, και η παραγγελία μπαίνει μία φορά, εκεί που πρέπει.
Τι συγχρονίζουμε
Κάθε διασύνδεση έχει τέσσερα βασικά ρεύματα δεδομένων. Τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά.
- Προϊόντα. Κωδικοί, ονόματα, παραλλαγές, κατηγορίες, barcode. Συνήθως το ERP είναι η πηγή και το eshop ακολουθεί. Οι περιγραφές και οι εικόνες όμως ζουν στο eshop, γιατί το ERP δεν είναι φτιαγμένο για αυτές.
- Τιμές. Λιανική, χονδρική, τιμοκατάλογοι ανά πελάτη, προσφορές. Από το ERP προς το eshop, με κανόνες για το ποια τιμή βλέπει ποιος.
- Στοκ. Ανά αποθήκη, live ή ανά λίγα λεπτά. Το eshop δεν πουλά ό,τι δεν υπάρχει, και το ERP βλέπει τη δέσμευση από την παραγγελία.
- Παραγγελίες. Από το eshop προς το ERP, με πελάτη, διεύθυνση, τρόπο πληρωμής, courier. Πίσω έρχεται η κατάσταση: τιμολογήθηκε, στάλθηκε, αριθμός voucher.
Προαιρετικά συγχρονίζουμε πελάτες B2B με όρους και υπόλοιπα, επιστροφές, και πόντους πιστότητας, αν το ERP τους υποστηρίζει.
Πώς δουλεύουμε
- Κλήση 15 λεπτών. Ποιο ERP έχετε, ποια έκδοση, ποιος το συντηρεί, τι θέλετε να ενημερώνεται αυτόματα.
- Έλεγχος του ERP. Διαβάζουμε την τεκμηρίωση του API ή μιλάμε με τον προμηθευτή. Βλέπουμε τι εκθέτει, τι όχι, και τι χρειάζεται ενεργοποίηση. Εδώ κρίνεται η προσφορά.
- Χαρτογράφηση πεδίων. Καθόμαστε με το λογιστήριο και την αποθήκη σας. Ποιος κωδικός αντιστοιχεί σε τι, ποια αποθήκη τροφοδοτεί το eshop, πώς ονομάζεται ο τρόπος πληρωμής “κάρτα” στο ERP σας. Το γράφουμε σε έγγραφο που εγκρίνετε.
- Ανάπτυξη και δοκιμές. Χτίζουμε τον συγχρονισμό σε περιβάλλον δοκιμής με τα πραγματικά σας δεδομένα. Δοκιμάζουμε τις εξαιρέσεις: προϊόν χωρίς κωδικό, παραγγελία με έκπτωση, πελάτης χωρίς ΑΦΜ.
- Launch με παρακολούθηση. Κάθε συγχρονισμός καταγράφεται. Αν κάτι αποτύχει, ειδοποιούμαστε εμείς και εσείς. Τις πρώτες 30 ημέρες ελέγχουμε καθημερινά.
Pshop και ERP
Αν το eshop σας είναι σε Pshop, οι διασυνδέσεις με SoftOne, Entersoft, SAP και Dynamics είναι έτοιμες στην πλατφόρμα και η δουλειά είναι κυρίως ρύθμιση και χαρτογράφηση. Αν το eshop σας είναι σε WooCommerce, OpenCart ή Magento, μπορούμε να αναλύσουμε τι χρειάζεται, αλλά δεν χτίζουμε νέες διασυνδέσεις πάνω σε πλατφόρμες που δεν ελέγχουμε, γιατί σπάνε στο επόμενο update. Η πρότασή μας εκεί είναι η μεταφορά σε Pshop και η διασύνδεση πάνω σε αυτό.
Αν δεν έχετε ERP, το Pshop έχει δικό του: αποθήκη, live stock, variants, courier, τιμολόγιο με διαβίβαση στο myDATA. Για πολλές επιχειρήσεις είναι αρκετό και αποφεύγουν το κόστος δύο συστημάτων.
Πού ταιριάζει και πού όχι
Ταιριάζει σε επιχειρήσεις με φυσικό κατάστημα και eshop που μοιράζονται στοκ, σε χονδρέμπορους με B2B eshop, σε εταιρείες με πολλές αποθήκες, και σε όποιον έχει ήδη επενδύσει σε ERP και θέλει το eshop να είναι ένα ακόμα κανάλι του, όχι ένα ξεχωριστό νησί.
Δεν ταιριάζει σε μικρά eshops χωρίς ERP ή με ERP που χρησιμοποιείται μόνο από τον λογιστή. Εκεί το κόστος της διασύνδεσης δεν αποσβένεται, και μια απλή εξαγωγή παραγγελιών σε αρχείο κάθε μήνα αρκεί.
Τι δεν κάνουμε
Δεν ρυθμίζουμε το ίδιο το ERP. Αν χρειάζεται να ενεργοποιηθεί το API, να δημιουργηθεί χρήστης ή να αλλάξει η δομή των κωδικών, αυτό το κάνει ο προμηθευτής του ERP σας, και συνεργαζόμαστε μαζί του. Δεν υποσχόμαστε ότι θα συγχρονίσουμε πεδία που το ERP δεν εκθέτει. Και δεν κάνουμε “μία φορά εισαγωγή” και τέλος, η διασύνδεση είναι σύστημα που τρέχει συνεχώς και θέλει συντήρηση.
